Una de las medidas adoptadas a nivel mundial para prevenir la propagación del COVID-19 es el distanciamiento social. Como resultado de esta medida, muchas actividades se trasladaron al espacio digital como clases, reuniones de trabajo o incluso eventos sociales como celebraciones de cumpleaños o reuniones familiares. Por eso, hoy plataformas como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams diseñadas originalmente para entornos laborales o empresariales han terminado ocupando un rol central en nuestra vida diaria. Lamentablemente, este nuevo espacio de interacción social también ha traído consigo algunos inconvenientes como invitados no deseados, comentarios agresivos en transmisiones en vivo, e incluso acoso en estos eventos.

Las empresas desarrolladoras de estas aplicaciones/plataformas están tomando rápidamente conciencia de estos problemas. En los meses recientes, han empezado a brindarnos una gama de posibilidades para prevenir estas situaciones y proteger a nuestros invitados. Por eso, antes de pensar que una aplicación es mejor que otra, es importante entender las limitaciones y diferencias de cada una. Por eso, si en algún momento te toca organizar una llamada o evento en línea, te dejamos nuestras recomendaciones a seguir antes y durante la llamada.

Antes de la reunión

Antes de realizar una reunión online debes determinar si es una reunión exclusivamente privada, una reunión pública con un panel de invitados que debaten un tema específico o totalmente abierta al público. Diferenciar estos casos es importante porque nos ayudará a identificar los permisos de los participantes en la reunión.

Para reuniones exclusivamente privadas como reuniones de trabajo, cumpleaños o de coordinación con otras personas lo más importante es NO COMPARTIR EL ENLACE O LOS ACCESOS A LA REUNIÓN DE MANERA PÚBLICA y pedirle a los invitados a la reunión que tampoco lo hagan.

Para reuniones públicas con un panel de invitados o expositores opinando y debatiendo sobre un tema específico, como pueden ser los congresos o charlas, lo que se debe considerar es el nivel de participación que tendrán las personas que no pertenecen al panel de discusión. En su mayoría, la participación de estas personas no va más allá de preguntas al panel, las cuales pueden ser tomadas a partir de los comentarios a través de una transmisión en vivo en redes sociales o plataformas de streaming como Facebook o YouTube. Por ende, en estos casos es mejor tener una llamada entre los pocos participantes que intervendrán hablando y transmitirlos en vivo por redes sociales.

Para reuniones públicas con alta participación del público, como convocatorias para grupos de apoyo donde se pretende que exista una participación activa de los miembros de la reunión, es necesario tener un especial cuidado. Este tipo de reuniones son las más vulnerables a invitados y comportamientos no deseados, por lo que queda en responsabilidad de los anfitriones tener familiaridad con la plataforma que se va a usar y definir un protocolo de control para estos casos.

Es importante mencionar que el traslado al espacio digital de estas reuniones no significa dedicarle menor cantidad de recursos. Organizarlas implica más cosas que generar un enlace y compartirlo por correo. Se debe considerar distintos escenarios y asignar las personas responsables para cada actividad como moderar comentarios, recibir las preguntas, permitir el ingreso, etc. Es un error de organización considerar que solo una persona pueda ejercer todas estas tareas.

¿Cómo configurar una reunión de Zoom?

Particularmente, Zoom puede ayudar a tener un control de estas opciones antes de iniciada una reunión como por ejemplo:

• Habilitar la sala de espera: Esto para que el anfitrión sea consciente de quiénes están solicitando unirse a la reunión mostrando su correo electrónico o nombre. Como medida adicional se puede poner un filtro para que usuarios de un dominio específico (mitrabajo.com, miuniversidad.edu.pe) ingresen directamente a la reunión y no tengan que pasar por la sala de espera.

• Deshabilitar el video de los invitados y silenciarlos al iniciar la reunión.

• Deshabilitar la opción de unirse antes que el anfitrión.

• Si es una reunión de carácter privado, habilitar el ingreso únicamente a usuarios registrados en Zoom. Esto significa que toda persona que quiera ingresar a la reunión debe haber creado un perfil de Zoom y por lo tanto haber verificado su correo.
• De manera alternativa, puedes pedir a que los invitados a la reunión completen un formulario de Zoom. Esto también permitirá agregar preguntas personalizadas según se necesiten.

Durante de la reunión

En ocasiones, incluso a pesar de haber previsto todo lo descrito anteriormente. Las personas que quieren impedir el desarrollo normal de una reunión esperan el momento adecuado para compartir una imagen grotesca, insultar a los ponentes, etc. Es por eso que durante el desarrollo de la reunión debemos conocer las herramientas para controlar estas situaciones.

Nuevamente, es necesario analizar el rol que cumplirán los invitados a una reunión. Hacerse preguntas como ¿Quiénes necesitan compartir pantalla? ¿Van a enviar archivos en el chat de la reunión? ¿Quiénes deben tener el micrófono encendido? son muy útiles. Los ajustes y configuración que provee Zoom nos permite tener la opción de actuar en estas circunstancias.

• Selecciona quién tiene la capacidad de compartir la pantalla. Esto se podría aplicar en situaciones donde no todos los participantes se conocen entre sí o es un evento medianamente público. Lo más probable es que no todos los participantes tengan la necesidad de compartir pantalla y es mejor asegurarse que ninguno, además del anfitrión, tengan esa capacidad.
• Remover a participantes es otra de las opciones de Zoom. En caso se identifique a una persona con un comportamiento inadecuado para la reunión, el anfitrión puede optar por botarlo de la reunión. Una pregunta válida es si esta persona puede volver a unirse a la reunión y eso va a depender de la configuración que se haya realizado para la reunión. Existe la opción de no permitirles ingresar si han sido expulsados. 
• Bloquear la reunión es una buena alternativa para impedir que más personas de las necesarias ingresen a la reunión. Esto también se aplica para quienes hayan sido expulsados durante el desarrollo de la reunión.
• Silenciar el micrófono y apagar la cámara es una de las opciones que tienen los anfitriones para moderar la conversación en la reunión en caso algún participante comparta imágenes o empiece insultos. Otra opción, para evitar interrupciones o ruido durante la presentación de uno de los participantes es poner en modo espera al resto de personas, de esta manera se desactiva su micrófono y cámara por un tiempo.
• Proteger la interacción de los participantes deshabilitando la posibilidad de que puedan conversar entre ellos o compartir archivos como imágenes no solicitadas u otro contenido. En caso quisiéramos proteger las presentaciones de anotaciones molestosas de algún participante debemos deshabilitarlas.

Lo más importante

Zoom, al igual que otras plataformas de videoconferencia, son herramientas muy útiles y necesarias en esta época para compartir momentos, conocimiento y crear comunidad. Es por eso mismo que como anfitriones de estos eventos debemos garantizar la seguridad y tranquilidad de quienes participen de ellos. La clave está en la organización prever posibles escenarios, analizar la necesidad y participación de cada persona que será parte de la reunión y finalmente tomar las mejores decisiones.

Foto: Gabriel Benois (Unsplash)